Von Rafael Katschmar, Geschäftsführer KanzleiStandard. 7 Jahre Kanzleipraxis, zuletzt Leitung der Digitalisierungsabteilung einer Steuerkanzlei. Stand: November 2026
Das Wichtigste in Kürze
Es fehlt selten am Programm, sondern an einem verbindlichen Weg, den alle kennen. Sortieren Sie die Mandanten nach Aufwand, legen Sie je Mandant einen Belegweg fest und nutzen Sie die automatische Beleganforderung. Ein gemeinsames Seminar und eine monatliche Lerndatei-Quote bringen das Team zur Automatisierung.
Die meisten Kanzleien haben DATEV Unternehmen online längst eingeführt. Trotzdem kommen Belege weiter über WhatsApp, Post und E-Mail, das FiBu-Team telefoniert jeden Monat denselben Mandanten hinterher, und von der versprochenen Entlastung ist wenig zu spüren.
Das liegt selten am Programm. Es fehlt ein verbindlicher Weg, den alle kennen und einhalten.
Warum die Einführung allein nicht reicht
- Mandanten wurden nie richtig in den Ablauf eingewiesen.
- Für neue Mandanten gibt es keinen festen Start, der Belegweg wird erst Monate später nachgezogen.
- Lerndateien und Automatisierungsservices bleiben ungenutzt.
- Jeder Mitarbeiter arbeitet anders, weil es keinen Standard gibt.
Schritt 1: Mandanten sortieren
Nicht jeder Mandant muss gleichzeitig umgestellt werden. Sortieren Sie nach Aufwand und Bedeutung: Bei wem kostet der Belegweg heute am meisten Zeit? Wer macht wahrscheinlich gut mit? Dort beginnen Sie.
Die Auswertung zeigt auch, bei welchen Mandanten sich der Aufwand nicht lohnt und welche Sie neu bepreisen sollten.
Schritt 2: Einen festen Belegweg festlegen
Legen Sie je Mandant fest, wie Belege in die Kanzlei kommen, und nennen Sie einen Weg. Die automatische Beleganforderung übernimmt das monatliche Nachfragen, damit das Team nicht mehr selbst hinterhertelefonieren muss.
Wichtig ist eine verständliche Einweisung. Die Mandanten müssen wissen, was wann gebraucht wird und warum sich der Aufwand auch für sie lohnt.
Schritt 3: Das Team zur Automatisierung bringen
Viel Potenzial steckt in den Lerndateien. Ob sie genutzt werden, hängt oft von einzelnen Mitarbeitern ab. Zwei Dinge helfen:
- Ein gemeinsames Seminar, damit alle gleich arbeiten.
- Eine monatliche Quote je Mitarbeiter: Wie viel wird automatisch gebucht, wie viel von Hand? So sehen Sie, wo noch Unterstützung nötig ist.
Schritt 4: E-Rechnung gleich mitdenken
Die E-Rechnung steht bei Ihren Mandanten ohnehin an. Nutzen Sie die Umstellung, um auch den Belegweg sauber aufzusetzen, statt zwei Projekte nacheinander zu führen. Welche Fristen gelten und wie Sie Ihre Mandanten sortieren, steht im Ratgeber E-Rechnung in der Steuerkanzlei.
Schritt 5: Aufräumen
Stimmen Verrechnungskonten und OPOS-Listen nicht, trägt die neue Automatisierung die alten Fehler weiter. Planen Sie das Aufräumen mit ein.
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür zusätzliche Software?
Meist nicht. Der größte Teil lässt sich mit dem umsetzen, was in Ihrer DATEV-Arbeitswelt schon vorhanden ist.
Was passiert mit Mandanten, die nicht mitziehen?
Eine gute Einweisung löst vieles. Bleibt der Aufwand trotzdem hoch, ist das ein Thema für die Preisgestaltung.
Nächster Schritt
Im Erstgespräch schauen wir, wo bei Ihnen die meiste Zeit verloren geht und welche Mandanten zuerst drankommen sollten.
Mehr dazu auf der Seite Finanzbuchhaltung digitalisieren.