Von Rafael Katschmar, Geschäftsführer KanzleiStandard. 7 Jahre Kanzleipraxis, zuletzt Leitung der Digitalisierungsabteilung einer Steuerkanzlei. Stand: November 2026
Das Wichtigste in Kürze
Erfassen Sie je Mandat, welches Vorsystem läuft, wie die Daten heute ankommen und wie viele Stunden das bindet. Reizen Sie vorhandene Wege aus, bevor Sie Neues bauen. Gibt es wirklich keine Schnittstelle, lassen sich Dateien wie CSV oder PDF in ein DATEV-Format umwandeln. Dokumentieren Sie jeden Datenweg.
Die Daten liegen digital beim Mandanten vor, und in der Kanzlei tippt sie trotzdem jemand ab. Das kommt häufiger vor, als man denkt. Oft wäre eine Schnittstelle möglich, sie wurde nur nie eingerichtet, weil sich niemand zuständig fühlt: Der IT-Dienstleister kennt das Fach nicht, die Buchhaltung will sich nicht mit IT befassen.
Schritt 1: Den Schnittstellenstatus je Mandat erfassen
Die meisten Kanzleien haben keinen Überblick, welche Mandate welche Datenwege nutzen. Eine einfache Liste reicht für den Anfang:
- Welches Vorsystem nutzt der Mandant (ERP, Kasse, Webshop, HR)?
- Wie kommen die Daten heute in die Kanzlei?
- Wie viele Stunden im Monat bindet das?
- Läuft die Schnittstelle vollständig oder nur für einen Teil?
Der letzte Punkt ist wichtig. Häufig läuft eine Schnittstelle nur für die Ausgangsrechnungen, während die Eingangsrechnungen weiter von Hand gebucht werden.
Schritt 2: Nach Aufwand sortieren
Fangen Sie mit den Mandaten an, bei denen viel Abtippen und eine einfache Lösung zusammenkommen. Dort sehen Sie am schnellsten ein Ergebnis, und das Team erlebt den Nutzen.
Schritt 3: Vorhandene Wege ausreizen
Bevor etwas Neues gebaut wird, lohnt der Blick auf das, was schon da ist: DATEV-Datenservices wie der Rechnungsdatenservice und die Schnittstellen, die das Vorsystem des Mandanten bereits mitbringt.
Oft muss dafür zwischen Mandant, Kanzlei und Softwareanbieter vermittelt werden. Das kostet weniger Technik als Abstimmung.
Schritt 4: Wenn es wirklich keine Schnittstelle gibt
Das heißt noch lange nicht, dass jemand abtippen muss. Liegen die Daten als Datei vor, zum Beispiel als CSV oder PDF, lassen sie sich in ein DATEV-Format umwandeln. Das funktioniert unter anderem für:
- Kassendaten
- Kreditkartenabrechnungen
- PDF-Kontoauszüge
- Anlagevermögen
- SEPA-Dateien
- Stunden
Entscheidend ist, dass die Daten strukturiert ankommen und in der Kanzlei geprüft und freigegeben werden. Wie das bei Kasse und PDF-Kontoauszug im Einzelnen läuft, steht im Ratgeber Kasse und Kontoauszug ohne Schnittstelle nach DATEV.
Schritt 5: Dokumentieren
Eine Schnittstelle, die nur eine Person versteht, ist ein Risiko. Halten Sie je Mandant fest, welcher Datenweg läuft, wer zuständig ist und was bei Störungen zu tun ist.
Häufige Fragen
Müssen wir unseren IT-Dienstleister wechseln?
Nein. Fach und Technik müssen nur zusammenkommen. Wir arbeiten mit Ihrem IT-Dienstleister zusammen und übersetzen zwischen beiden.
Muss der Mandant seine Software wechseln?
In aller Regel nicht. Die Daten werden aus dem vorhandenen System übernommen oder umgewandelt.
Nächster Schritt
Im Erstgespräch sehen wir uns an, welche Datenwege bei Ihnen am meisten Zeit kosten.
Mehr dazu auf der Seite DATEV-Automatisierung und Schnittstellen.