Ratgeber für DATEV-Kanzleien: E-Rechnung in der Steuerkanzlei: Mandanten vorbereiten und an DATEV anbinden.

Welche Fristen gelten aktuell für die E-Rechnung?

Maßgeblich sind § 14 UStG und die Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG. Sie betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern.

• Empfang: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach.
• Umsätze bis 31. Dezember 2026: Bis zum 31. Dezember 2026 darf der Aussteller noch eine sonstige Rechnung nutzen. Das ist Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format.
• Umsätze im Jahr 2027: Das gilt bis zum 31. Dezember 2027 nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr 800.000 Euro nicht überstiegen hat. Für ein EDI-Verfahren gibt es mit Zustimmung des Empfängers eine eigene Regel bis zum selben Datum.
• Umsätze ab 1. Januar 2028: Die Übergangsregel läuft aus.

Keine E-Rechnung verlangt das Gesetz unter anderem bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Auch Kleinunternehmer sind vom Ausstellen ausgenommen, müssen aber empfangen können. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die Pflicht.

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm. Das BMF nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt.

Welche Mandanten nehmen Sie sich zuerst vor?

Erstellen Sie eine Liste über alle FiBu-Mandate mit vier Angaben: voraussichtlicher Gesamtumsatz 2026, Rechnungen an Unternehmer im Inland ja oder nein, eingesetztes Rechnungsprogramm und heutiger Belegweg. Daraus entstehen drei Gruppen:

1. Ausstellen ab 2027: Mandanten über 800.000 Euro mit Rechnungen an inländische Unternehmer. Sie kommen zuerst dran, die Zeit bis Januar ist kurz.
2. Ausstellen ab 2028: Mandanten bis 800.000 Euro. Sie stellen später um, bekommen E-Rechnungen ihrer Lieferanten aber schon vorher.
3. Nur Empfang: zum Beispiel Kleinunternehmer und Mandanten, die nur an Privatkunden oder nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei abrechnen.

Prüfen Sie in dieser Runde auch Ihre eigene Kanzlei. Rechnungen an Mandanten, die Unternehmer sind, fallen ebenfalls unter die Regel.

Wie kommen E-Rechnungen beim Mandanten an und in DATEV?

Rechtlich genügt das E-Mail-Postfach. Für die Buchhaltung löst es wenig, denn eine XML-Datei im Postfach muss jemand finden, lesbar machen, ablegen und an die Kanzlei geben. Dafür gibt es in der DATEV-Welt vorhandene Wege:

• DATEV E-Rechnungspostfach: Es empfängt über Traffiqx, Peppol und E-Mail. Rechnungen, die in einem anderen Postfach ankommen, lassen sich per Regel dorthin weiterleiten. Archivieren lässt sich dort laut DATEV nicht.
• DATEV Unternehmen online mit Belege online: Hier werden die Rechnungen weiterverarbeitet und nach GoBD abgelegt. Eine Prüfung gegen die Norm und die Anzeige der XML-Daten gehören laut DATEV dazu.
• Upload Mail und Upload online: Das sind die Wege für Mandanten, die ihre Rechnungen weiter selbst einreichen.

Klären Sie mit jedem Mandanten in einem kurzen Gespräch, wer den Eingang einrichtet, wer prüft und freigibt, wie die Rechnung zur Finanzbuchhaltung kommt und wer sie aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre. Bei der E-Rechnung ist mindestens der strukturierte Teil unversehrt in der ursprünglichen Form aufzubewahren. Ein ausgedrucktes oder separat abgelegtes PDF ersetzt ihn also nicht.

Wie stellt der Mandant selbst E-Rechnungen aus?

Fragen Sie beim Softwareanbieter des Mandanten schriftlich nach, welches Format das Programm erzeugt und ob das Profil genügt. Prüfen Sie danach eine echte Rechnung statt nur der Herstellerangabe. Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen, ein bloßer Verweis auf eine Anlage reicht laut BMF nicht.

Testen Sie mit einem wichtigen Kunden und einem Lieferanten, bevor der Mandant umstellt. Im selben Zug klären Sie, wie Ausgangsrechnungen nach DATEV kommen, zum Beispiel über den Rechnungsdatenservice. Häufig läuft eine Schnittstelle bisher nur in eine Richtung, und die Umstellung ist ein guter Anlass, das zu schließen.

Für einzelne Branchen lohnt der Blick in das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026. Es enthält Regeln zu Rechnungen auf Bruttopreisbasis und zu Bauleistungen.

Was muss Ihr FiBu-Team ab Januar anders machen?

Die Eingangsprüfung ändert sich. Solange eine sonstige Rechnung zulässig ist, gilt sie laut BMF für den Vorsteuerabzug weiter als ordnungsmäßig. Ist dagegen eine E-Rechnung vorgeschrieben und kommt stattdessen eine sonstige Rechnung, ist das keine ordnungsmäßige Rechnung. Sie kann durch eine nachträgliche E-Rechnung berichtigt werden.

Halten Sie deshalb in einer kurzen Arbeitsanweisung fest, wer auffällige Eingangsrechnungen sieht, wer beim Lieferanten nachfordert und wer entscheidet. Eine technische Prüfung ersetzt dabei nicht die kaufmännische und steuerliche Prüfung. Schreiben Sie außerdem allen Mandanten ein Rundschreiben mit ihrer Gruppe und dem nächsten Schritt. So kommt die Frage im Januar nicht einzeln bei Ihren Sachbearbeitern an.

Häufige Fragen

Nächster Schritt

KanzleiStandard bereitet Ihre Mandanten vor und begleitet die Umstellung, bis die Rechnungen in DATEV ankommen. Die steuerliche Bewertung bleibt bei Ihnen. Mehr dazu auf der Seite Finanzbuchhaltung digitalisieren. Im Erstgespräch klären wir, welche Mandanten bei Ihnen zuerst drankommen.