Von Rafael Katschmar, Geschäftsführer KanzleiStandard. 7 Jahre Kanzleipraxis, zuletzt Leitung der Digitalisierungsabteilung einer Steuerkanzlei. Stand: November 2026
Das Wichtigste in Kürze
Fragen Sie zuerst, ob die Daten nicht doch strukturiert verfügbar sind. Sonst werden Kassendaten und PDF-Kontoauszüge in eine strukturierte Datei umgewandelt, vor dem Import auf Summen und Salden geprüft und im DATEV-Rechnungswesen-Programm als Buchungsvorschläge importiert. Das Original bleibt aufbewahrt, der Datenweg wird dokumentiert.
Ohne Schnittstelle wandeln Sie Kassendaten und PDF-Kontoauszüge in eine strukturierte Datei um, importieren sie in das DATEV-Rechnungswesen-Programm und lassen Ihr Team den Stapel vor dem Festschreiben prüfen. Vorher klären Sie, ob die Daten nicht doch strukturiert verfügbar sind, denn das erspart die Umwandlung und einen Teil der Prüfung.
Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Bewertung für das einzelne Mandat bleibt beim Berufsträger.
Gibt es wirklich keinen fertigen Weg?
Fragen Sie das zuerst, bevor jemand eine Umwandlung baut. Oft wurde der Abruf der Bankdaten oder der Export aus der Kasse nur nie eingerichtet. Wie Sie den Schnittstellenstatus je Mandat erfassen, steht im Ratgeber DATEV-Schnittstellen in der Kanzlei.
Bank: Der DATEV Bankdatenservice kennt das Service-Rechenzentrumsverfahren, EBICS, PIN/TAN und den Datei-Import. Laut DATEV kommen Kontoumsätze inzwischen im Format camt.053, weil die Deutsche Kreditwirtschaft MT940 im November 2025 aus ihrem Regelwerk genommen hat. Erst wenn die Bank, der Zahlungsdienstleister oder ein alter Zeitraum nur als PDF verfügbar ist, bleibt die Umwandlung. Auch ausländische Konten sind ein typischer Fall, sie lassen sich laut DATEV nicht ohne Weiteres über den Bankdatenservice übernehmen.
Kasse: Fragen Sie den Mandanten und den Kassenanbieter, welche Exporte das System kann. Für Daten aus Fremdsoftware beschreibt DATEV mehrere Wege, zum Beispiel die Stapelverarbeitung im DATEV-Format, den ASCII-Import und die XML-Schnittstelle online mit dem DATEV Belegtransfer.
Wie wird aus Kassendaten ein DATEV-Stapel?
- Export festlegen: Vereinbaren Sie mit dem Mandanten, welche Datei er wann liefert und in welcher Form. Eine Tagesübersicht als Foto hilft nicht, gebraucht wird eine Datei aus dem System.
- Regeln je Mandant festhalten: Welche Zahlart geht auf welches Konto, welcher Steuersatz gilt je Warengruppe, wie werden Kartenzahlungen, Gutscheine, Trinkgeld und Entnahmen behandelt? Diese Regeln entscheidet die Kanzlei, nicht das Programm.
- Umwandeln: Die Datei wird in ein von DATEV lesbares Format gebracht und je Tag zu Buchungsvorschlägen aufbereitet.
- Vor dem Import prüfen: Stimmen die Tagessummen mit dem Kassenbericht überein? Bleibt der Kassenbestand an jedem Tag plausibel? Passen die Kartenumsätze zu den Gutschriften auf dem Bankkonto?
- Importieren: Im DATEV-Rechnungswesen-Programm liegt der Import unter „Erfassen“ und „Belege buchen“ bei den Buchungsvorschlägen. Achten Sie auf die Stapelart: Daten aus anderen Programmen werden laut DATEV-Hilfe als „Unbekannt“ eingestuft und zunächst nicht importiert, bis die Art zugewiesen ist.
- Prüfen und festschreiben: Das macht Ihr Team.
Eine Umwandlung ersetzt keine ordnungsmäßige Kassenführung. Nach § 146 Abs. 1 AO sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten, und für elektronische Aufzeichnungssysteme gelten die Vorgaben aus § 146a AO. Fallen beim Umwandeln Lücken oder Unstimmigkeiten auf, gehören sie zum Berufsträger und nicht in eine stillschweigende Korrektur.
Was bei Ihren Mandaten möglich ist, hängt von den Daten ab.
Wie kommt ein PDF-Kontoauszug nach DATEV?
Original aufbewahren. Eingehende elektronische Belege sind laut den GoBD des BMF in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden. Kontoauszüge im PDF-Format werden dort als Beispiel genannt. Die Datei, die Sie daraus erzeugen, ist eine Arbeitsdatei und ersetzt das Original nicht.
PDF auslesen. Ein aus dem Online-Banking erzeugtes PDF enthält in der Regel echten Text und lässt sich gut auslesen. Ein Scan braucht zusätzlich eine Texterkennung und deshalb mehr Prüfung.
Vollständigkeit prüfen. Das ist der wichtigste Schritt. Rechnen Sie je Auszug nach: Anfangssaldo plus Umsätze muss den Endsaldo ergeben, und der Endsaldo muss dem Anfangssaldo des nächsten Auszugs entsprechen. Damit fallen vergessene Seiten, falsche Vorzeichen und doppelte Zeilen auf, bevor sie in der Buchhaltung stehen.
Importieren. Für Bankprogramme ohne DATEV-Schnittstelle beschreibt DATEV die Einstellung „Nicht aufgeführtes Programm“ mit den Formaten ASCII oder MT940-SWIFT, danach werden Buchungsvorschläge erzeugt. Als Ursachen für Importfehler nennt DATEV unter anderem Leerzeichen in IBAN oder Kontonummer und eine Bankverbindung, die nicht zu den Stammdaten passt. Für die Umwandlung selbst leistet DATEV laut Hilfe keinen Support, sie liegt also in Ihrer Verantwortung oder bei Ihrem Dienstleister.
Automatisierung nutzen. Sind die Umsätze in DATEV, helfen Regeln für wiederkehrende Umsätze und die Lerndatei, damit das Team nicht jeden Monat dieselben Vorschläge korrigiert.
Was sollten Sie zu dem Datenweg festhalten?
Eine Umwandlung, die nur eine Person versteht, ist ein Risiko für die Kanzlei. Halten Sie je Mandant fest:
- Woher kommt die Datei, und wer liefert sie bis wann?
- Welche Regeln gelten für Konten und Steuersätze?
- Was wird vor dem Import geprüft, und wer tut es?
- Wo liegen Originaldatei und Prüfergebnis?
- Was passiert, wenn der Anbieter sein Exportformat ändert?
Diese Angaben gehören in die Verfahrensdokumentation. Nach § 146 Abs. 4 AO dürfen Änderungen den ursprünglichen Inhalt nicht unkenntlich machen. Korrekturen erfolgen deshalb nachvollziehbar in der Buchhaltung und nicht heimlich in der Quelldatei.
Häufige Fragen
Dürfen wir das PDF löschen, wenn die Umsätze in DATEV stehen?
Davon sollten Sie nicht ausgehen. Die GoBD lassen eine zusätzliche Aufbewahrung nur unter Bedingungen entfallen, wenn strukturierte Kontodaten selbst die Belegfunktion erfüllen. Eine selbst aus dem PDF erzeugte Datei ist ein anderer Fall.
Muss der Mandant dafür seine Kasse wechseln?
Für die Umwandlung meist nicht, solange das System eine brauchbare Datei liefert. Ob die Kasse selbst den Vorgaben entspricht, ist eine eigene Frage für den Berufsträger.
Lohnt sich das auch bei kleinen Mandanten?
Das hängt vom Aufwand ab. Vergleichen Sie die Abtippzeit pro Monat mit der einmaligen Einrichtung und der laufenden Prüfung.
Nächster Schritt
KanzleiStandard wandelt um, was keine fertige Schnittstelle hat, und Ihr Team prüft und gibt frei. Das gilt auch für Kreditkarte, Anlagevermögen, SEPA und Stunden. Mehr dazu auf der Seite Schnittstellen und Automatisierung. Im Erstgespräch sehen wir uns an, welcher Datenweg bei Ihnen am meisten Zeit kostet.