Ratgeber für DATEV-Kanzleien: Fachkräftemangel in der Steuerkanzlei: Welche Arbeit sich zuerst automatisieren lässt.

Warum sollten Sie jetzt an die Abläufe gehen?

Neue Mitarbeiter allein werden die Lücke in vielen Kanzleien nicht schließen. Zum 1. Januar 2026 waren laut Berufsstatistik der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) 17.081 Ausbildungsverhältnisse zum Steuerfachangestellten registriert, 220 oder 1,3 % weniger als im Vorjahr. Der Altersdurchschnitt der Berufsangehörigen lag bei 53,7 Jahren.

Auch die BStBK sieht in moderner Technik ein Mittel, dem zunehmenden Fachkräftemangel zu begegnen. Entscheidend ist, dass die Stunden Ihrer Fachkräfte nicht mehr in Routine gehen, die ein Programm vorbereiten kann.

Woran erkennen Sie die richtige Arbeit für den Anfang?

Lassen Sie Ihr Team eine typische Monatswoche lang notieren, welche Tätigkeiten immer wiederkehren. Bewerten Sie jede Tätigkeit dann mit fünf Fragen:

1. Häufigkeit: Kommt sie jeden Monat und bei vielen Mandaten vor?
2. Regeln: Lässt sich aufschreiben, wie sie richtig geht?
3. Daten: Liegen die Daten bereits digital vor, auch wenn sie als Datei oder PDF kommen?
4. Prüfbarkeit: Lässt sich das Ergebnis schnell kontrollieren?
5. Einsatz: Bindet sie heute jemanden, den Sie für anspruchsvollere Aufgaben brauchen?

Die BStBK empfiehlt für KI-Vorhaben eine einfache Abwägung von Nutzen und Aufwand. Das funktioniert auch hier: Hoher Nutzen bei wenig Aufwand kommt zuerst, großer Nutzen bei viel Aufwand wird geplant, geringer Nutzen wartet. Legen Sie vorher fest, woran Sie den Erfolg messen, zum Beispiel an der Zeit je Vorgang und an der Zahl der Korrekturen.

Welche Arbeit kommt zuerst dran?

Die Reihenfolge hängt von Ihrer Kanzlei ab. In vielen DATEV-Kanzleien ist sie diese:

Belege nachfordern. Das monatliche Hinterhertelefonieren lässt sich mit der automatischen Beleg­anforderung und einem festen Belegweg in DATEV Unternehmen online verringern. Das Team merkt die Wirkung schnell.

Bankumsätze und wiederkehrende Buchungen. Prüfen Sie je Mandat, ob die Umsätze per Datenservice kommen und ob Regeln und Lerndateien genutzt werden. Oft hängt das am einzelnen Mitarbeiter. Eine monatliche Quote zeigt, wie viel automatisch und wie viel von Hand gebucht wird.

Rechnungen über Schnittstellen. Häufig läuft eine Schnittstelle nur für Ausgangsrechnungen, und die Eingangsrechnungen werden von Hand gebucht. Die Umstellung auf die E-Rechnung ist ein guter Anlass, das zu schließen, weil dort die Daten strukturiert ankommen.

Lohndaten aus Excel. Wer Stunden und Abwesenheiten als Liste liefert, muss sein Verfahren nicht aufgeben. Ein Konverter braucht eine feste Tabellenstruktur und eine klare Anweisung an den Mandanten. In einem Einzelfall wurden aus 2 bis 3 Arbeitstagen rund 10 Minuten, bei einmalig rund 10 Stunden Einrichtung. Das lässt sich nicht auf jeden Mandanten übertragen.

Kasse, Kreditkarte und PDF-Kontoauszug. Was keine fertige Schnittstelle hat, lässt sich in ein DATEV-Format umwandeln. Das lohnt sich dort, wo jemand heute jeden Monat dieselben Zahlen abtippt.

Bescheide und Kanzleiorganisation. Elektronische Bescheide und ein geregeltes Mahnwesen kommen dann in Frage, wenn dafür heute viel Arbeit von Hand anfällt.

KI erst danach. Die BStBK nennt Belegverarbeitung und Datenextraktion als typische Einsatzfelder. Sie bringen aber erst dann etwas, wenn die Datenwege und Kanzleiregeln stehen. Ohne sie prüft Ihr Team am Ende nur mehr falsche Vorschläge.

Was sollten Sie nicht automatisieren?

Laut BStBK bleibt die abschließende fachliche Bewertung beim Berufsträger. Daraus ergibt sich eine klare Grenze im Alltag:

• steuerliche Einschätzungen und Gestaltungen
• das Festschreiben und die Freigabe von Stapeln
• Mandantengespräche, in denen es um Entscheidungen geht
• Sonderfälle, die nicht in die Regeln passen

Planen Sie die Prüfzeit mit ein. Automatisierung verschiebt Arbeit vom Erfassen zum Kontrollieren, und diese Kontrolle sollte eine Fachkraft leisten. Wer das nicht einrechnet, wird die erhoffte Entlastung nicht wiederfinden.

Wie führen Sie das ein, wenn ohnehin Leute fehlen?

Ihr Team hat für ein Projekt keine freie Zeit. Halten Sie den Start deshalb klein.

1. Einen Bereich wählen: In der Finanzbuchhaltung oder im Lohn, nicht überall gleichzeitig.
2. Wenige Mandate auswählen: Solche mit viel Arbeit von Hand und einem Mandanten, der mitzieht.
3. Eine Person benennen: Sie entscheidet im Alltag, ohne dass es dafür jedes Mal eine Sitzung braucht.
4. Den Ablauf aufschreiben: Sonst hängt das Ergebnis wieder an einem Kopf, und mit dessen Ausfall steht die Arbeit.
5. Nach 30, 60 und 90 Tagen nachsehen: Was hat tatsächlich Stunden gebracht? Was läuft weiter, was wird gestrichen?

Beziehen Sie auch die Mandanten ein, die am meisten bremsen. Liefert jemand trotz Einweisung weiter auf drei Wegen, ist das auch eine Frage des Honorars.

Häufige Fragen

Nächster Schritt

KanzleiStandard setzt Schnittstellen und Automatisierung in Ihrer DATEV-Welt selbst um. Ihre Mitarbeiter werden für Klärungen und Absprachen gebraucht, das Ergebnis geben sie frei. Mehr dazu auf der Seite Schnittstellen und Automatisierung. Im Erstgespräch klären wir, wo Ihr Team am meisten Zeit verliert.