Von Rafael Katschmar, Geschäftsführer KanzleiStandard. 7 Jahre Kanzleipraxis, zuletzt Leitung der Digitalisierungsabteilung einer Steuerkanzlei. Stand: November 2026
Das Wichtigste in Kürze
Die flächendeckende Umstellung steht noch aus, die Vorbereitung beginnt jetzt. Nehmen Sie Programme, Zusatzwerkzeuge, Schnittstellen und Ablagen auf, bringen Sie die Belegwege auf Unternehmen online und geben Sie Lohn- und Schnittstellendaten eine feste Form. Standards legen Sie fest, bevor die Umgebung wechselt; den Wechsel selbst plant der Fahrplan mit Ihrem IT-Dienstleister.
DATEV verlagert seine Programme Schritt für Schritt in die Cloud. Für viele Kanzleien ist das noch kein fester Termin, aber eine Frage, die bei jeder Investition mitläuft: Lohnt sich der neue Server noch? Welche Zusatzprogramme laufen später weiter? Und was passiert mit den Schnittstellen der Mandanten? Die flächendeckende Umstellung steht noch aus, die Vorbereitung beginnt aber jetzt. Was Sie heute an Belegwegen, Schnittstellen und Standards einrichten, trägt auch in der DATEV Cloud.
Was sich mit der Cloud ändert
Heute laufen die DATEV-Programme in den meisten Kanzleien auf einem eigenen Server oder bei einem Hoster. In der Cloud stellt DATEV die Anwendungen selbst bereit, die Kanzlei arbeitet über das Internet damit. Das nimmt der Kanzlei Pflege und Updates ab, verändert aber auch die Umgebung: Programme, die nur auf dem eigenen Server liefen, Makros, lokale Ablagen und selbst gebaute Auswertungen brauchen einen neuen Platz. Wie weit die einzelnen DATEV-Programme schon in der Cloud verfügbar sind, sagt DATEV selbst; wir behaupten dazu keine Termine.
Für die Kanzlei zählt weniger die Technik als die Abläufe. Wer heute Belege auf Papier bekommt, Lohndaten per Excel abtippt und je Mitarbeiter anders arbeitet, nimmt diese Probleme mit in die Cloud. Wer die Datenwege vorher geordnet hat, wechselt die Umgebung, nicht die Arbeitsweise.
Schritt 1: Bestandsaufnahme der Kanzlei-IT
Bevor Sie irgendetwas umstellen, braucht es eine Liste. Dazu gehören:
- Alle DATEV-Programme, die die Kanzlei nutzt, und wer sie nutzt.
- Zusatzprogramme neben DATEV: Dokumentenverwaltung, Zeiterfassung, Controlling, eigene Excel-Werkzeuge und Makros.
- Schnittstellen zu Mandanten: Kassen, Vorsysteme, Webshops, Lohnprogramme, Rechnungssoftware.
- Ablagen außerhalb von DATEV: Netzlaufwerke, lokale Ordner, Postfächer mit Belegen.
- Microsoft 365 in der Kanzlei: Postfächer, Teams, OneDrive, SharePoint, Berechtigungen.
- Der Vertrag mit dem IT-Dienstleister: Was betreut er, was nicht?
Erst diese Liste zeigt, was in der Cloud weiterläuft, was ersetzt werden muss und was ersatzlos wegfallen kann.
Schritt 2: Belegwege auf Unternehmen online bringen
DATEV Unternehmen online ist heute der Belegweg, der auch in der Cloud trägt. Mandanten, die Belege noch per Post, E-Mail oder Messenger schicken, stellen Sie jetzt um: ein fester Weg je Mandant, automatische Beleganforderung, Schulung des Mandanten. Jede Buchhaltung, die heute schon über Unternehmen online läuft, braucht bei der Umstellung keine neue Lösung. Wie Sie dabei vorgehen, steht im Ratgeber Unternehmen online eingeführt und trotzdem Belegchaos?.
Schritt 3: Datenwege für Lohn und Schnittstellen sichern
Lohndaten per Excel, Kassendaten als PDF, Kontoauszüge ohne Schnittstelle: Diese Datenwege sind heute oft an einen Rechner oder eine Person gebunden. Für die Cloud brauchen sie eine feste Form, die unabhängig von der Umgebung funktioniert: Importformate, die DATEV versteht, feste Tabellenstrukturen für Lohn und dokumentierte Datenwege je Mandant. Was heute als Konverter oder Schnittstelle sauber nach DATEV liefert, liefert auch in die Cloud. Mehr dazu in DATEV-Schnittstelle fehlt: Was Kanzleien tun können.
Schritt 4: Standards festlegen, bevor die Umgebung wechselt
Ein Umgebungswechsel ist der beste Moment, Abläufe zu vereinheitlichen, und der schlechteste, um sie nebenbei zu erfinden. Legen Sie vorher fest, wie in der Kanzlei gebucht wird: Lerndateien als Standard, feste Zuständigkeiten, Checklisten je Mandant, eine Ablageordnung. Dann schulen Sie das Team einmal auf den Standard und einmal auf die neue Umgebung, nicht beides zugleich.
Schritt 5: Fahrplan mit dem IT-Dienstleister
Die Umstellung selbst ist Technik und gehört in die Hände des IT-Dienstleisters, zusammen mit DATEV. Was dabei oft fehlt, ist jemand, der das Fach versteht: Welcher Mandant braucht welchen Datenweg, welche Auswertung darf nicht verloren gehen, welche Schnittstelle muss am ersten Tag laufen. Genau diese Brücke übernehmen wir. Der Fahrplan legt die Reihenfolge fest: zuerst Belegwege und Standards, dann Zusatzprogramme und Ablagen, zuletzt der Wechsel der Umgebung, Mandantengruppe für Mandantengruppe.
Häufige Fragen
Muss unsere Kanzlei jetzt sofort in die DATEV Cloud?
Nein. Die flächendeckende Umstellung steht noch aus, und einen Termin nennen wir nicht. Was sich jetzt lohnt, ist die Vorbereitung: Belegwege, Datenwege und Standards, die in jeder Umgebung tragen.
Was passiert mit unseren Schnittstellen und Konvertern?
Was heute in einem DATEV-Importformat ankommt, lässt sich auch in der Cloud einlesen. Schnittstellen, die auf dem Kanzleiserver laufen, prüfen wir in der Bestandsaufnahme und planen den Ersatz ein.
Brauchen wir noch einen eigenen Server?
Das hängt davon ab, welche Programme neben DATEV laufen und wie Ihr IT-Dienstleister die Kanzlei aufgestellt hat. Die Bestandsaufnahme beantwortet das, bevor Sie investieren.
Begleitet KanzleiStandard die Umstellung?
Ja, zusammen mit Ihrem IT-Dienstleister. Wir übernehmen die fachliche Seite: Mandanten, Datenwege, Standards und Schulung.
Nächster Schritt
Wenn Sie wissen möchten, wo Ihre Kanzlei bei der Vorbereitung steht, nehmen wir die Bestandsaufnahme im Erstgespräch gemeinsam auf.
Mehr dazu auf der Seite Kanzleiorganisation optimieren.