Von Rafael Katschmar, Geschäftsführer KanzleiStandard. 7 Jahre Kanzleipraxis, zuletzt Leitung der Digitalisierungsabteilung einer Steuerkanzlei. Stand: November 2026
Das Wichtigste in Kürze
Ein Lohn-Konverter liest die Excel-Liste des Mandanten und erzeugt die Importdatei für das DATEV-Lohnprogramm; er rechnet keinen Lohn und entscheidet nichts. Die Einrichtung beginnt mit einer festen Tabellenvorlage beim Mandanten, dazu kommen Zuordnung, Prüfroutinen und ein fester Datenweg. Hat der Mandant ein Personalsystem, prüfen wir zuerst eine Schnittstelle.
Viele Mandanten liefern ihre Lohndaten als Excel-Liste: Stunden, Zuschläge, Fehlzeiten, manchmal ein ganzes Kalendarium je Mitarbeiter. In der Kanzlei wird daraus von Hand ein Lohnlauf, Zeile für Zeile. Bei kleinen Mandaten fällt das kaum auf. Bei einem Bauunternehmen mit vielen gewerblichen Mitarbeitern bindet es Tage. Ein Lohn-Konverter nimmt diese Übertragung ab: Er liest die Liste des Mandanten und erzeugt daraus die Importdatei für das DATEV-Lohnprogramm.
Was ein Lohn-Konverter macht
Ein Lohn-Konverter ist ein kleines Programm, das zwischen der Liste des Mandanten und DATEV sitzt. Er kennt die Tabellenstruktur des Mandanten, ordnet jede Spalte einer Lohnart oder einem Feld zu, rechnet um, was umzurechnen ist, und schreibt das Ergebnis in das Format, das der Importweg des Lohnprogramms erwartet. Der Lohnsachbearbeiter prüft die Datei und liest sie ein, statt sie abzutippen.
Wichtig ist, was der Konverter nicht tut: Er rechnet keinen Lohn und entscheidet nichts. Die Abrechnung bleibt im DATEV-Lohnprogramm, die Freigabe bleibt beim Sachbearbeiter.
Schritt 1: Die Liste des Mandanten festschreiben
Ein Konverter funktioniert nur mit einer festen Tabellenstruktur. Deshalb beginnt die Einrichtung beim Mandanten: Welche Spalten gibt es, was steht darin, welche Lohnarten kommen vor, wie werden Fehlzeiten und Zuschläge eingetragen. Daraus entsteht eine Vorlage, die der Mandant ab dann verwendet. Spaltennamen, Reihenfolge und Format bleiben gleich; was sich ändert, sind nur die Zahlen des Monats.
Diese Vorlage ist die halbe Einrichtung. Mandanten, die ihre Liste jeden Monat anders aufbauen, bekommen keinen stabilen Konverter, sondern eine neue Fehlerquelle.
Schritt 2: Zuordnung und Prüfroutinen
Jede Spalte der Vorlage wird einer Lohnart oder einem Personalfeld zugeordnet. Dazu kommen Prüfroutinen, die vor dem Import greifen: unbekannte Personalnummern, Stunden über einer festgelegten Grenze, doppelte Zeilen, leere Pflichtfelder, Mitarbeiter, die in der Liste stehen, aber nicht mehr im Lohnprogramm. Was auffällt, landet auf einer Rückfragenliste an den Mandanten, bevor der Lohnlauf beginnt.
Schritt 3: Der Datenweg vom Mandanten in die Kanzlei
Die beste Vorlage nützt nichts, wenn sie per E-Mail an eine Person geschickt wird, die gerade im Urlaub ist. Legen Sie einen festen Datenweg fest: ein Ablageort, ein Liefertermin, ein Ansprechpartner je Seite. Wer DATEV Unternehmen online nutzt, kann die Liste dort bereitstellen. Der Konverter holt sie ab, und der Sachbearbeiter sieht sofort, ob der Mandant geliefert hat.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Bauunternehmen lieferte seine Lohndaten als Excel-Kalendarium. Die Übertragung in DATEV kostete die Kanzlei 2 bis 3 Arbeitstage pro Monat. Nach der Einrichtung des Lohn-Konverters, die einmalig rund 10 Stunden dauerte, läuft die Liste strukturiert nach DATEV; die Kanzlei braucht dafür rund 10 Minuten im Monat, vor allem für die Prüfung. Das Mandat wird pauschal abgerechnet, der Deckungsbeitrag stieg entsprechend. Das ist ein Einzelfall, keine Zusage für andere Mandate; die Zahlen stehen in der Fallstudie Lohn-Konverter.
Wann eine Schnittstelle besser ist als ein Konverter
Hat der Mandant ein Zeiterfassungs- oder Personalsystem, aus dem sich die Daten exportieren lassen, prüfen wir zuerst eine Schnittstelle oder einen direkten Export in das DATEV-Format. Der Konverter ist die Lösung für Mandanten, die bei Excel bleiben, und für Listen, die sich nicht ändern lassen. Beides führt zum gleichen Ziel: Der Lohnsachbearbeiter prüft, statt zu übertragen.
Häufige Fragen
Funktioniert der Lohn-Konverter mit LODAS und mit Lohn und Gehalt?
Das hängt vom Importweg Ihres DATEV-Lohnprogramms ab. Was bei Ihnen passt, klären wir in der Analyse.
Muss der Mandant etwas Neues installieren?
Nein. Der Mandant füllt weiter seine Excel-Liste aus, nur nach einer festen Vorlage. Der Konverter läuft in der Kanzlei.
Was passiert bei Fehlern in der Liste?
Die Prüfroutinen halten die Datei vor dem Import an und erzeugen eine Rückfragenliste für den Mandanten. Nichts geht ungeprüft in den Lohnlauf.
Lohnt sich das auch bei kleinen Lohnmandaten?
Der Nutzen hängt an den Stunden, die heute für die Übertragung anfallen. Für die Entscheidung nehmen wir alle Lohnmandate mit ihrem Lieferweg und der Zeit je Monat auf; wo wenig Zeit anfällt, reicht oft die feste Vorlage ohne Konverter.
Nächster Schritt
Wenn Sie wissen möchten, welche Ihrer Lohnmandate sich für einen Konverter eignen, nehmen wir sie im Erstgespräch mit Lieferweg und Zeitaufwand auf.
Mehr dazu auf der Seite Lohnbuchhaltung digitalisieren.