Von Rafael Katschmar, Geschäftsführer KanzleiStandard. 7 Jahre Kanzleipraxis, zuletzt Leitung der Digitalisierungsabteilung einer Steuerkanzlei. Stand: November 2026
Das Wichtigste in Kürze
Im Lohn steckt oft der größere Hebel, weil Lohnmandate häufig pauschal abgerechnet werden. Zuerst nehmen Sie alle Lohnmandate auf, dann wählen Sie je Mandat den Datenweg: Schnittstelle, Lohn-Konverter oder ein fester Lieferweg. Prüfroutinen und eine digitale Personalakte sorgen dafür, dass der neue Ablauf bleibt.
In vielen Kanzleien wird beim Thema Digitalisierung zuerst an die Finanzbuchhaltung gedacht. Der Lohn läuft nebenher. Dabei liegt dort oft der größere Hebel: Lohnmandate werden häufig pauschal abgerechnet, und jede Stunde, die jemand von Hand überträgt, geht direkt vom Deckungsbeitrag ab.
Woran Sie merken, dass Zeit verloren geht
- Lohndaten kommen als Excel-Liste, Sprachnachricht oder Foto vom Stundenzettel.
- Jeder Mandant liefert Stunden und Abwesenheiten in einem anderen Format.
- Der Prüfprozess zwischen Mandant und Lohnsachbearbeiter ist nicht festgelegt.
- Das Wissen über Sonderwege einzelner Mandanten steckt in einem Kopf. Fällt die Person aus, steht der Lohn.
Schritt 1: Alle Lohnmandate aufnehmen
Bevor etwas umgestellt wird, gehört auf eine Liste, wie jedes Lohnmandat heute läuft: Wie kommen die Daten an, wie lange dauert die Übertragung, wie viele Rückfragen gibt es, und was bringt das Mandat ein?
Daraus ergibt sich die Reihenfolge. Sie fangen mit den Mandaten an, bei denen viele Mitarbeiter und viel Übertragung von Hand zusammenkommen.
Schritt 2: Den passenden Datenweg wählen
Für jedes Mandat gibt es im Kern drei Wege:
Schnittstelle: Nutzt der Mandant ein HR-System oder ein Zeiterfassungsprogramm, ist das der erste Weg, den Sie prüfen sollten. Oft wäre eine Schnittstelle möglich und wurde nur nie eingerichtet.
Lohn-Konverter: Arbeitet der Mandant mit Excel, muss er das nicht aufgeben. Der Konverter braucht eine feste Tabellenstruktur und eine klare Anweisung an den Mandanten. Danach werden die Daten strukturiert nach DATEV übernommen.
Definierter Lieferweg: Für kleine Mandanten ohne System legen Sie fest, wer was bis wann in welcher Form liefert. Das ersetzt keine Schnittstelle, beendet aber die Sonderwege.
Schritt 3: Prüfroutinen festlegen
Ein schneller Datenweg ändert nichts daran, dass die Abrechnung stimmen muss. Legen Sie fest, was vor der Abrechnung geprüft wird und wer das tut. Wenn das in einer Checkliste steht, kann auch eine Vertretung den Lohn abrechnen.
Schritt 4: Personalakte und Team mitnehmen
Eine digitale Personalakte, die der Mandant selbst pflegt, nimmt weitere Rückfragen aus dem Alltag. Ihr Team muss den neuen Ablauf kennen, und die Mandanten müssen wissen, was sich für sie ändert. Sonst kommen nach wenigen Wochen wieder die alten Listen.
Ein Beispiel aus der Praxis
Bei einem Bauunternehmen brauchte der Lohnsachbearbeiter jeden Monat 2 bis 3 Arbeitstage, um das Kalendarium aus Excel zu übertragen. Über den DATEV-Excel-Lohnkonverter dauert die Verarbeitung nach einmalig rund 10 Stunden Einrichtung noch rund 10 Minuten. Das ist ein Einzelfall. Was bei Ihren Mandaten möglich ist, hängt von den Daten und dem Mandanten ab.
Häufige Fragen
Funktioniert das mit LODAS und mit Lohn und Gehalt?
Das hängt vom Importweg Ihres DATEV-Lohnprogramms ab. Was bei Ihnen passt, klären wir in der Analyse.
Müssen Mandanten dafür ihr System wechseln?
In der Regel nicht. Über Konverter und Importwege lassen sich auch vorhandene Listen strukturiert übernehmen.
Nächster Schritt
Wenn Sie wissen möchten, welche Lohnmandate bei Ihnen am meisten Zeit binden, schauen wir uns das im Erstgespräch gemeinsam an.
Mehr dazu auf der Seite Lohnbuchhaltung digitalisieren.