Von Rafael Katschmar, Geschäftsführer KanzleiStandard. 7 Jahre Kanzleipraxis, zuletzt Leitung der Digitalisierungsabteilung einer Steuerkanzlei. Stand: November 2026
Das Wichtigste in Kürze
Vor dem ersten Beleg gehören Verträge, Auftragsverarbeitung, die Verpflichtung nach § 203 StGB und § 62a StBerG und der Datenort geklärt. Die KI schlägt vor, ein Programm rechnet nach, Ihr Team gibt frei. Beginnen Sie mit einem Bereich und wenigen Mandanten und messen Sie selbst nach.
KI ist in den meisten Kanzleien längst angekommen, nur oft ohne Plan: Einzelne Mitarbeiter probieren Werkzeuge aus, niemand weiß genau, was mit Mandantendaten erlaubt ist, und die Testläufe bleiben Demos, weil die Anbindung an DATEV fehlt.
Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Die Bewertung für Ihre Kanzlei treffen Sie als Berufsträger.
Zuerst die Spielregeln
Bevor ein Beleg die Kanzlei verlässt, sollten vier Dinge geklärt sein:
- Verträge: Geschäftsverträge mit den Anbietern und eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
- Kein Training mit Ihren Daten: Das muss vertraglich festgehalten sein. Eine Einstellung im Programm reicht dafür nicht aus.
- Berufsgeheimnis: Wer bei der Einführung mitwirkt, wird nach § 203 StGB und § 62a StBerG verpflichtet.
- Datenort: Klären Sie, wo die Daten verarbeitet werden. Sitzt ein Anbieter außerhalb der EU, kommen die Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO ins Spiel.
Dazu gehört eine kurze KI-Richtlinie für Ihr Team: Welche Werkzeuge sind freigegeben, welche Daten dürfen hinein, und wer entscheidet im Zweifel?
Was § 203 StGB und § 62a StBerG im Einzelnen verlangen, steht im Ratgeber KI und Berufsgeheimnis.
Die KI bereitet vor, Ihr Team entscheidet
Das wichtigste Prinzip lautet: Die KI bucht nicht selbstständig. In einem sauberen Ablauf schlägt sie vor, ein Programm rechnet nach, und Ihr Team gibt frei.
Für die Finanzbuchhaltung kann das so aussehen:
- Das Belegpaket des Mandanten kommt an.
- Die KI liest die Belege und kontiert nach Ihren Kanzleiregeln und der Buchungshistorie.
- Ein Prüfprogramm kontrolliert Beträge, Steuer und Plausibilität.
- Heraus kommen ein unfestgeschriebener DATEV-Stapel, eine Prüfmappe und eine Rückfragenliste.
- Ihr Team prüft und schreibt fest.
Festschreiben bleibt damit immer Sache der Kanzlei.
Die richtige Reihenfolge
Datenwege vor KI. Ohne saubere Belegwege und Kanzleiregeln liefert auch die beste KI schlechte Ergebnisse. Sie müssen nicht komplett digital sein, aber die Grundlagen sollten stehen.
Mit einem Bereich beginnen. Wählen Sie einen Bereich und wenige Mandanten aus. In der Finanzbuchhaltung lässt sich das Ergebnis am besten gegen die bereits festgeschriebene Buchhaltung prüfen.
Selbst nachmessen. Verlassen Sie sich nicht auf Herstellerangaben. Prüfen Sie Beleg für Beleg, wie oft der Vorschlag mit Ihrer Buchhaltung übereinstimmt.
Pflege einplanen. Modelle und Regeln ändern sich. Legen Sie fest, wer das System aktuell hält.
Häufige Fragen
Müssen wir erst komplett digital sein?
Nein, aber ohne saubere Datenwege und Kanzleiregeln wird das Ergebnis schlecht. Deshalb steht am Anfang eine Bestandsaufnahme.
Kann KI direkt in DATEV festschreiben?
In unserem Ablauf nicht, und das ist so gewollt. Die Ergebnisse kommen als unfestgeschriebener Stapel.
Nächster Schritt
Im Erstgespräch klären wir, wo Ihre Kanzlei steht und ob sich KI bei Ihnen schon jetzt lohnt.
Mehr dazu auf der Seite KI in der Steuerkanzlei.